Agendele pe hârtie sunt eficiente doar dacă le folosești corect și regulat. Iată câteva moduri de a prinde ritmul, dacă nu ești deja un dependent!
Poate că ți-ai propus de Anul Nou să devii mai organizat. Agendele pe hârtie sunt o modalitate veche, dar eficientă, de a rămâne la curent cu tot ce trebuie făcut, oferind un aspect vizual puternic și spațiu pentru a nota idei, liste de sarcini și idei. Singura problemă este că nicio agendă nu te va ajuta să te organizezi dacă nu o folosești. Stabilirea acestei rutine este importantă și merită efortul. Iată câteva sfaturi despre cum să începi să folosești o agendă.
1. Planifică-ți ziua în mod regulat
Petrece 5 sau 10 minute în fiecare seară pentru a revedea sarcinile pentru ziua următoare. Acest lucru îți reîmprospătează în minte ce trebuie făcut, reducând probabilitatea de a uita de întâlniri etc. Expertul în organizare și bloggerul Jen de la Pretty Neat Living subliniază un aspect important descriind acest proces ca fiind un „brain dump” (descărcare a gândurilor): „Aveam probleme cu somnul până când am început această practică zilnică acum câțiva ani. Nu mai am gânduri care se agită în minte despre sarcinile de mâine, deoarece toate sunt frumos aranjate pentru mine.”
2. Planifică-ți săptămâna în mod regulat
La începutul săptămânii, cum ar fi duminică seara (sau oricând ți se potrivește cel mai bine), petrece câteva minute pentru a revedea planurile pentru săptămâna următoare. Aceasta este șansa ta de a planifica sarcini mai ample care nu pot fi atribuite unei zile specifice, de exemplu, să te vezi cu un prieten, să trimiți scrisori de mulțumire, să termini grămada de călcat, să plivești grădina. De asemenea, poți transfera orice informație care ar fi putut ajunge în telefonul tău în timpul săptămânii.
3. Folosește secțiunea lunară
Fiecare agendă are o secțiune lunară. Prefer design-uri care o plasează la începutul fiecărei luni, deși unele agende pun toate secțiunile lunare la începutul cărții. Aici ar trebui să notezi toate lucrurile care nu se vor schimba – zile de naștere, aniversări, sărbători, termene limită pentru facturi, etc.
4. Folosește o singură agendă pentru tot
Este util să păstrezi toate programările, listele și notițele de brainstorming într-un singur loc, astfel încât să nu fie nevoie să consulți sau să cari mai multe agende, calendare sau caiete. Încearcă să folosești coduri de culori pentru sarcinile de serviciu și personale pentru o mai bună separare, folosind stilouri de culori diferite pentru lucrurile legate de muncă și viața personală. Umple-o cu post-it-uri, stickere și orice altceva te va ajuta să rămâi pe drumul cel bun. Acest lucru este cel mai ușor de făcut cu o agendă pe hârtie, mai ales una care este împărțită în șapte zile pe o parte și hârtie goală sau liniată pe cealaltă.
5. Fă pașii concreți
Scrie propoziții complete (cu verbe!) pentru a clarifica ce trebuie să faci. De exemplu, este mai probabil să rezolvi repede „Sun-o pe Maria despre rețetă” decât dacă scrii doar „Maria”.
6. Verifică-ți agenda des
Verifică-o frecvent și las-o undeva la vedere când ești acasă, pe un birou sau masă, gata de utilizare. Nu o îndesa pe un raft, pentru că va fi uitată. Pune-o în geantă când pleci de acasă, la fel cum îți iei portofelul și telefonul. Dacă nu o ai cu tine, pune informațiile în calendarul telefonului, apoi transferă-le în agenda ta pe hârtie când ajungi acasă.
7. Folosește o agendă mică, de tip pașaport, sau una de dimensiuni obișnuite
Cu cât agenda ta este mai mică și mai compactă, cu atât vei fi mai înclinat să o cari cu tine și să o folosești. Realistic vorbind, ai nevoie de ceva care să încapă într-o geantă sau un rucsac. Agendele mari și voluminoase de birou sunt frumoase, dar nu la fel de practice, decât dacă ții evidența a tot pe telefon și transferi mai târziu în agendă, dar acesta este un pas suplimentar. Legat de acest subiect, alege o agendă care să-ți atragă privirea – ceva colorat și/sau frumos – pentru că acest lucru te va ajuta să-ți amintești de ea și te va face să vrei să o folosești.
8. Nu te stresa să o umpli
Uneori, aspectul spațiului gol îi face pe oameni să creadă că trebuie să-l umple. Nu ajunge acolo, pentru că vei epuiza și îți vei pierde interesul pentru agenda ta. Mai degrabă, permite-i agendei tale să reflecte viața ta la un moment dat. Unele săptămâni vor fi pline ochi; altele goale prin comparație.
Va trebui să-ți găsești propriul stil, fie că îți place să notezi totul ca un fel de descărcare de gânduri, fie că preferi să te limitezi doar la lucrurile relevante de programare. Unii oameni preferă design-uri cu calendare în stânga și hârtie liniată/cu pătrățele în dreapta, ceea ce permite luarea de notițe. Alternativ, poți obține un caiet subțire care să se strecoare în spatele agendei pentru a nota lucruri generale care nu se potrivesc în zile specifice.
O agendă poate fi utilă pentru a urmări dieta sau antrenamentele, pentru a planifica mesele și cumpărăturile, pentru a-ți aminti când scad facturile și plățile, pentru a programa timp pentru a viziona filme sau a citi cărți, pentru a lista lucruri pentru care ești recunoscător sau obiective la care lucrezi, sau pentru a crea o scurtă înregistrare a ceea ce ai făcut în fiecare zi, cunoscută și sub denumirea de listă „am făcut”. Poate fi orice îți dorești.
Cerul este limita când vine vorba de a-ți descoperi stilul personal de a folosi o agendă, iar acum este cel mai bun moment pentru a începe.
